תיקיות וניהול קבצים

נושא מספר 2 ב-קורס יסודות השימוש במחשב.

מבוא לניהול קבצים

• מהו קובץ ואיך הוא מיוצג במערכת ההפעלה.
• מהי תיקייה ומה תפקידה בארגון הקבצים במחשב.

ניהול קבצים הוא חלק בסיסי וחשוב בשימוש במחשב, שמאפשר לנו לארגן ולנהל את המידע השמור בו בצורה מסודרת. קובץ הוא יחידת מידע הנשמרת במחשב, כמו מסמך, תמונה או סרטון. לכל קובץ יש שם, סוג וגודל והוא מיוצג במערכת ההפעלה כסמל שניתן ללחוץ עליו כדי לפתוח אותו.

תיקיות, לעומת זאת, הן כמו "תיקי עבודה" במחשב, שמטרתן לארגן את הקבצים לפי נושאים או קטגוריות. תיקייה יכולה להכיל קבצים, וגם תיקיות משנה נוספות, כך שניתן ליצור מבנה היררכי שיאפשר לך למצוא את הקבצים שלך בצורה קלה ומהירה. לדוגמה, אפשר ליצור תיקייה בשם "תמונות", ובתוכה תיקיות משנה עבור כל שנה או אירוע.

ממשק הקבצים ב-Windows

• הסבר על File Explorer (סייר הקבצים).
• איך לגשת ל-Documents ולאזורים אחרים במחשב.

ממשק הקבצים ב-Windows מאפשר לנו לגשת לכל הקבצים והתיקיות שנמצאים במחשב בצורה קלה וברורה, והכלי המרכזי לשם כך הוא ה-File Explorer (סייר הקבצים). סייר הקבצים הוא כמו "ספרייה" שמראה את כל התיקיות והקבצים שלנו. ניתן לגשת אליו דרך סמל התיקייה בשורת המשימות, או בלחיצה על מקש "Windows" + "E". בתוך סייר הקבצים תראה את כל האזורים המרכזיים במחשב שלך, כמו "מסמכים", "תמונות", "הורדות" ועוד. שם תוכל לדפדף בין תיקיות, לראות קבצים ולעשות איתם פעולות כמו פתיחה, העברה או מחיקה.

כדי לגשת ל-Documents (המסמכים), פשוט לחץ בצד השמאלי של סייר הקבצים על הקטגוריה "Documents". זהו אחד המקומות שבהם Windows שומר אוטומטית את הקבצים שלך, למשל כשאתה יוצר מסמך Word או שומר קובץ מתוך דפדפן. מעבר לכך, ניתן לגשת לאזורים אחרים במחשב, כמו "Desktop" (שולחן העבודה), "Downloads" (הורדות) או כל כונן אחר שמחובר למחשב.

יצירת תיקיות חדשות

יצירת תיקיות חדשות היא אחת מהדרכים הפשוטות והיעילות לארגן את הקבצים שלך במחשב. כדי ליצור תיקייה חדשה, עליך לפתוח את סייר הקבצים (File Explorer) ולבחור את המיקום שבו תרצה ליצור את התיקייה החדשה, למשל ב-Documents. לאחר שנכנסת למיקום הרצוי, לחץ עם הלחצן הימני של העכבר על שטח ריק במסך ובחר באפשרות "New" (חדש) ולאחר מכן "Folder" (תיקייה). פעולה זו תיצור תיקייה חדשה עם שם ברירת מחדל "New Folder" שתוכל לשנות מיד לפי הצורך.

מתן שם לתיקייה הוא שלב חשוב בארגון הקבצים. מומלץ לתת לתיקייה שם ברור שמתאר את תוכנה, כך שתוכל למצוא בקלות את הקבצים שבה בעתיד. למשל, אם מדובר בתמונות מחופשה, תוכל לקרוא לתיקייה "תמונות חופשה 2023". בנוסף, כדאי לשמור על מבנה תיקיות מסודר ולהשתמש בתיקיות משנה. לדוגמה, בתוך תיקיית "תמונות", תוכל ליצור תיקיות משנה עבור כל שנה או אירוע. כך תשמור על סדר ותוכל למצוא כל קובץ במהירות ובקלות.

תיקיות משנה

תיקיות משנה הן דרך מצוינת לשמור על סדר וארגון במחשב. ניתן ליצור תיקיות בתוך תיקיות באותו אופן שבו יוצרים תיקייה רגילה. לאחר שיצרת תיקייה ראשית, כמו "מסמכים חשובים", תוכל להיכנס אליה וליצור תיקיות נוספות בתוכה. לדוגמה, אם יש לך מסמכים מחברות שונות, תוכל ליצור תיקיות משנה בשם כל חברה ולשמור בהן את הקבצים הרלוונטיים. כל מה שצריך לעשות זה ללחוץ לחיצה ימנית בעכבר בתוך התיקייה הראשית, לבחור "New", ולאחר מכן "Folder" – וכך תוכל ליצור כמה תיקיות משנה שתרצה.

היררכיה של תיקיות עוזרת לארגן את הקבצים שלך בצורה נוחה ומסודרת. כשיש לך תיקיית על עם תיקיות משנה בתוכה, זה יוצר מבנה שבו המידע מסודר באופן היררכי. זה דומה לארגון מסמכים במגירות, שבהן כל מגירה מיועדת לנושא מסוים ויש בה תיקיות קטנות יותר לנושאים תת-קטגוריים. לדוגמה, בתוך תיקיית "לימודים", תוכל ליצור תיקיות משנה לפי נושאים כמו "מתמטיקה", "היסטוריה" ו"אנגלית". כך, תוכל למצוא את הקבצים שאתה מחפש במהירות, לשמור על הסדר ולהימנע מערבוב של קבצים שאינם קשורים.

העברת קבצים בין תיקיות

העברת קבצים בין תיקיות היא פעולה פשוטה שמאפשרת לך לארגן את הקבצים שלך במקומות המתאימים להם. ישנן מספר שיטות להעברת קבצים, וכל אחת מהן מתאימה לסיטואציות שונות, בהתאם להעדפות ולצורת העבודה שלך.

אחת השיטות הפשוטות ביותר היא "Drag and Drop" (גרור ושחרר). כדי להעביר קובץ או תיקייה בשיטה הזו, כל מה שעליך לעשות הוא ללחוץ על הקובץ או התיקייה שברצונך להעביר, להחזיק את לחצן העכבר לחוץ, ולגרור אותם למיקום החדש. לאחר שתשחרר את הלחיצה, הקובץ או התיקייה יועברו. שיטה זו נוחה במיוחד כשאתה רואה את שני המקומות במסך אחד, כמו כשיש לך חלון סייר קבצים פתוח פעמיים – תיקייה אחת למקור ואחת ליעד.

שיטה נוספת להעברת קבצים היא באמצעות הפקודות "Cut, Copy, Paste" (גזור, העתק, הדבק). לשם כך, לחץ לחיצה ימנית על הקובץ שברצונך להעביר, ובחר באפשרות "Cut" אם ברצונך להעביר אותו או "Copy" אם ברצונך לשכפל אותו. לאחר מכן, גש לתיקייה שאליה אתה רוצה להעביר את הקובץ, לחץ שוב לחיצה ימנית ובחר "Paste". ניתן להשתמש גם בקיצורי מקלדת כדי להאיץ את התהליך: Ctrl+X לגזירה, Ctrl+C להעתקה ו-Ctrl+V להדבקה.

שימוש בחיפוש להעברת קבצים

שימוש במנגנון החיפוש של Windows הוא דרך מצוינת למצוא קבצים במהירות, במיוחד אם יש לך הרבה קבצים מפוזרים במחשב. כדי להשתמש בחיפוש, לחץ על סמל החיפוש שנמצא בשורת המשימות (או השתמש במקש Windows + S), והקלד את שם הקובץ או חלק ממנו. תוך כדי ההקלדה, Windows יציג רשימה של תוצאות אפשריות. אם אינך זוכר את שם הקובץ במדויק, תוכל לחפש לפי סוג הקובץ (למשל, "docx" למסמכי Word או "jpg" לתמונות) או להשתמש במילות מפתח שאתה יודע שהקובץ מכיל.

לאחר שמצאת את הקובץ, תוכל להעביר אותו לתיקייה המתאימה בצורה מסודרת. לחץ על הקובץ עם לחצן ימני ובחר באפשרות "Open file location" (פתח מיקום קובץ) כדי לפתוח את התיקייה שבה הקובץ נמצא. משם, תוכל להשתמש בשיטות שהסברתי קודם – "Drag and Drop" או "Cut, Copy, Paste" – כדי להעביר את הקובץ למיקום חדש. כך, במקום לחפש את הקובץ ידנית בתוך תיקיות רבות, תוכל להשתמש בחיפוש של Windows כדי לזרז את התהליך ולארגן את הקבצים בצורה נוחה ומסודרת.

מחיקת קבצים

מחיקת קבצים היא תהליך פשוט שמאפשר לך לשחרר מקום במחשב ולשמור על סדר בקבצים שלך. ישנן שתי שיטות עיקריות למחיקת קבצים, וכל אחת מהן מתאימה לצרכים שונים.

הדרך הראשונה והבסיסית ביותר למחיקת קובץ או תיקייה היא על ידי בחירת הקובץ ולחיצה על מקש "Delete" במקלדת. פעולה זו תעביר את הקובץ לפח האשפה (Recycle Bin), שם הוא יישמר לזמן מה לפני שיימחק לצמיתות. אם תרצה לשחזר את הקובץ לאחר מכן, תוכל לפתוח את פח האשפה ולחץ לחיצה ימנית על הקובץ כדי להחזיר אותו למיקום המקורי. חשוב לזכור שהקובץ עדיין תופס מקום עד שתרוקן את הפח האשפה.

אם ברצונך למחוק קובץ באופן קבוע מיד, תוכל להשתמש בקיצור המקשים Shift + Delete. שיטה זו עוקפת את פח האשפה ומוחקת את הקובץ לצמיתות מהמחשב. חשוב להשתמש בה בזהירות, כיוון שקובץ שנמחק בצורה זו לא ניתן לשחזור דרך פח האשפה. במקרה כזה, מומלץ לוודא שאתה מוחק את הקובץ הנכון ושאינך זקוק לו יותר.

ב-Documents, תהליך מחיקת קבצים זהה לשאר המחשב. תוכל לבחור קובץ או תיקייה בתוך התיקייה "Documents", ולמחוק אותם כמו כל קובץ אחר. אם הקובץ חשוב, שקול לגבות אותו לפני המחיקה כדי למנוע אובדן מידע חשוב.

שחזור קבצים

פח האשפה (Recycle Bin) ב-Windows הוא המקום שבו נשמרים קבצים שנמחקו מהמחשב באופן זמני, לפני שהם נמחקים לצמיתות. אם מחקת קובץ בטעות, תוכל לשחזר אותו בקלות מפח האשפה. לשם כך, פתח את פח האשפה על ידי לחיצה כפולה על הסמל שלו בשולחן העבודה. לאחר שהחלון ייפתח, תוכל לראות את כל הקבצים שנמחקו לאחרונה. כדי לשחזר קובץ, לחץ עליו עם הלחצן הימני של העכבר ובחר באפשרות "Restore" (שחזר). הקובץ יחזור למיקום המקורי שלו, בדיוק כפי שהיה לפני המחיקה. זו שיטה מצוינת להגן על עצמך מפני מחיקות לא מכוונות.

עם זאת, פח האשפה לא מנקה את עצמו אוטומטית, וקבצים ששוכנים בו עדיין תופסים מקום על הכונן הקשיח שלך. לכן, מדי פעם כדאי לרוקן את פח האשפה כדי לשחרר שטח אחסון. כדי לעשות זאת, פתח את פח האשפה, ולחץ על "Empty Recycle Bin" (רוקן את פח האשפה). כל הקבצים שבתוכו יימחקו לצמיתות, ולא יהיה ניתן לשחזר אותם. פעולה זו מומלצת במיוחד אם המחשב שלך מתקרב לתפוסת זיכרון מלאה ואתה רוצה לפנות מקום לקבצים חדשים.

ארגון קבצים בצורה חכמה

ארגון קבצים בצורה חכמה הוא חיוני לשמירה על סדר במחשב ומקל עליך למצוא את הקבצים שאתה צריך במהירות. אחת הדרכים הפשוטות והיעילות לעשות זאת היא לסדר את הקבצים שלך לפי סוגיהם. לכל סוג קובץ יש ייעוד ותכונות שונות – תמונות, מסמכים, סרטונים, קבצי שמע ועוד – ולכן מומלץ להפריד ביניהם ולא לשמור את כולם באותה התיקייה. כשאתה מחפש קובץ מסוים, כמו תמונה או מסמך, יהיה קל יותר למצוא אותו אם הוא ממוקם בתיקייה מתאימה לפי הסוג שלו.

כדי לייעל את הסידור, כדאי ליצור תיקיות ייעודיות לכל סוג של קובץ. לדוגמה, תוכל ליצור תיקייה בשם "תמונות" שבה תשמור את כל הקבצים הגרפיים, ותיקייה נפרדת בשם "מסמכים" שבה תוכל לשמור מסמכים חשובים כמו קבצי Word, Excel ו-PDF. בנוסף, תוכל ליצור תיקייה עבור סרטונים או קבצי שמע, לפי הצורך. חלוקה כזו מקלה עליך למצוא כל קובץ במהירות ושומרת על המחשב שלך מסודר ומאורגן. אם יש לך הרבה קבצים מאותו הסוג, מומלץ גם ליצור תיקיות משנה לפי תתי-נושאים – למשל, בתוך תיקיית התמונות, תוכל ליצור תיקיות לפי אירועים או תאריכים.

שימוש במיון וסינון

שימוש במיון וסינון קבצים הוא כלי חשוב לשמירה על סדר ולחיפוש קל יותר של קבצים. כאשר יש לך תיקייה עם הרבה קבצים, המיון והסינון יכולים לעזור לך למצוא בדיוק את מה שאתה מחפש.

מיון קבצים מאפשר לך לשנות את הסדר שבו הקבצים מוצגים בתיקייה. תוכל למיין את הקבצים לפי סוג, תאריך או גודל. לדוגמה, אם אתה רוצה לראות את כל התמונות האחרונות שהוספת לתיקייה, תוכל לבחור למיין לפי תאריך ולראות את הקבצים החדשים ביותר בראש הרשימה. אם אתה מחפש קבצים לפי סוג, כמו מסמכים או תמונות, תוכל למיין לפי סוג הקובץ ולקבל סדר ברור של סוגי הקבצים השונים.

סינון קבצים מאפשר לך להציג רק את הקבצים שמתאימים לקריטריונים מסוימים. למשל, אם אתה רוצה לראות רק קבצים בגודל מסוים או רק קבצים שנוצרו בתאריך מסוים, תוכל להשתמש בסינון כדי להציג רק את הקבצים שמתאימים לדרישות שלך. כדי לסנן קבצים, לחץ על תפריט הסינון בסייר הקבצים ובחר את האפשרויות המתאימות, כמו "Size" (גודל) או "Date" (תאריך).

שימוש במיון וסינון בצורה נכונה יכול לחסוך לך זמן ולמנוע בלבול, כך שתוכל למצוא את הקבצים שלך במהירות וביעילות.

יצירת גיבויים

יצירת גיבויים היא פעולה חיונית לשמירה על הקבצים החשובים שלך במקרה של אובדן או נזק למחשב. גיבוי הוא העתקה של הקבצים שלך למיקום נוסף, כך שגם אם משהו יקרה למחשב שלך, תוכל לשחזר את המידע בקלות.

החשיבות של גיבויים היא ברורה: אם הקבצים שלך נמחקים בטעות, אם המחשב שלך נפגע או אם יש תקלה בכונן הקשיח, גיבויים יבטיחו שאתה לא תאבד את המידע היקר לך. גיבוי קבוע חשוב במיוחד עבור קבצים חיוניים כמו תמונות, מסמכים חשובים או פרויקטים בעבודה.

שיטות פשוטות לגיבוי קבצים כוללות העתקת הקבצים לכונן USB או כונן קשיח נייד (Portable Hard Drive). לשם כך, פשוט חבר את הכונן למחשב, פתח את התיקייה שבה נמצאים הקבצים שברצונך לגבות, ואז גרור ושחרר את הקבצים לתוך הכונן הנייד. שיטה נוספת היא להשתמש בגיבוי אוטומטי, באמצעות תוכנה או שירות ענן כמו Google Drive, Dropbox או OneDrive, שמבצע גיבוי אוטומטי של הקבצים שלך בענן ומאפשר לך לשחזר אותם מכל מקום.

שימוש בגיבויים סדירים מונע אובדן מידע חשוב ומספק שקט נפשי, בידיעה שהקבצים שלך מוגנים ובטוחים.

בנוסף לשיטות הגיבוי הפשוטות, ישנן גם שיטות נוספות המציעות שכבת הגנה נוספת על הקבצים שלך. אחת מהשיטות הללו היא הצפנה באמצעות BitLocker, כלי שזמין במערכות הפעלה Windows Professional ו-Ultimate.

BitLocker היא תוכנה שמאפשרת להצפין את כונן הקשיח שלך כדי להגן על הנתונים שבו. כאשר אתה מפעיל את BitLocker על כונן, כל הקבצים הנמצאים בו מוצפנים כך שניתן לגשת אליהם רק עם סיסמה שנקבעת על ידיך. זהו פתרון מצוין למי שרוצה להוסיף שכבת אבטחה נוספת למידע שלו, במיוחד אם אתה שומר נתונים רגישים או חשובים בכונן הקשיח של המחשב שלך או בכונן נייד.

לשימוש ב-BitLocker, אתה צריך להפעיל את ההצפנה מתוך הגדרות המחשב ולבחור סיסמה שתגן על הנתונים שלך. לאחר הפעלת BitLocker, תוכל לשמור את הסיסמה שלך במקום בטוח ולוודא שמי שאינו מורשה לא יוכל לגשת לנתונים שלך, גם אם הכונן נגנב או אובד.

שילוב של גיבוי קבצים יחד עם הצפנה כמו BitLocker מבטיחים לא רק שמירה על גיבויים זמינים אלא גם אבטחת המידע שלך בצורה חזקה ובטוחה.

קישורים

1. בחלק מהתמונות נעשה שימוש בטכנולוגיית בינה מלאכותית.